Paling banyak satu email per minggu. Berhenti kapan saja dengan satu klik.
Transkrip
Narasi lengkap video ini. Kalimat yang sedang diucapkan disorot saat video diputar; klik kalimat untuk melompat ke sana.
Tampilkan transkrip
Pembuka
Halo, selamat datang kembali di Sesi 2. Sejauh ini kita sudah bisa menulis prompt yang terstruktur dan menyimpannya sebagai template dengan variabel. Di episode ini kita fokus pada satu bagian yang paling menentukan apakah hasil AI langsung bisa dipakai: format. Kita minta AI menjawab dalam bentuk tabel, checklist, dan format berlabel, lalu menempelkannya ke Google Sheets.
Langkah 1: Kenapa format output menentukan kegunaan
Di episode sebelumnya kita sudah melihat bahwa bagian format menentukan panjang dan bentuk jawaban. Sekarang kita perdalam, karena format yang tepat membuat hasil AI langsung bisa dipakai tanpa diolah lagi. Tabel bisa langsung ditempel ke Google Sheets. Checklist bisa langsung dicentang oleh admin. Ringkasan dengan judul yang tetap bisa dibaca sekilas oleh atasan. Mari kita lihat dulu apa yang terjadi kalau format tidak diminta. Dimas ingin merekap pesanan hari ini. Ia mengetik catatan pesanan apa adanya ke ChatGPT dan meminta rekap, tanpa menyebut format apa pun. Jawabannya benar, tetapi berbentuk paragraf. Untuk tahu siapa memesan apa, Dimas harus membaca ulang kalimat demi kalimat. Lebih repot lagi, paragraf ini tidak bisa ditempel ke Google Sheets. Dimas harus menyalin nama, produk, dan jumlah satu per satu ke kolom yang benar. Rawan salah ketik. Perhatikan juga, tidak ada harga dan total. AI tidak tahu bahwa yang Dimas butuhkan sebenarnya rekap untuk menghitung omzet. Masalahnya bukan isi jawaban, melainkan bentuknya. Jadi, pilih bentuk output sesuai kegunaannya. Pertama, tabel. Pakai untuk rekap data, perbandingan, dan apa pun yang nanti ditempel ke Google Sheets. Kedua, checklist. Cocok untuk SOP, persiapan acara, atau pemeriksaan sebelum barang dikirim. Setiap butir bisa dicentang satu per satu. Ketiga, poin bernomor, untuk langkah yang harus dikerjakan berurutan, misalnya cara menyeduh cold brew atau cara mengisi formulir pendaftaran. Keempat, judul tetap atau label. Cocok untuk ringkasan yang selalu punya bagian yang sama, misalnya notulen rapat dengan bagian keputusan, tindak lanjut, dan risiko. Keempat bentuk ini akan kita praktikkan satu per satu di episode ini, dan masing-masing menjadi template baru untuk Perpustakaan Prompt Anda.
Langkah 2: Tabel yang siap ditempel ke Google Sheets
Mari perbaiki dengan template rekap pesanan. Blok peran: admin pencatat pesanan Kopi Senja yang teliti. Kata teliti di sini bukan hiasan, karena kita akan bekerja dengan angka. Blok tugas: ubah catatan pesanan menjadi tabel rekap. Kedua blok ini sengaja singkat. Bintang utamanya ada di blok berikutnya. Blok format menyebut nama kolomnya satu per satu: nama, produk, jumlah, harga, subtotal, dan catatan. Baris terakhir berisi total, dan tanpa teks pembuka supaya tabelnya bersih saat disalin. Blok data berisi harga resmi setiap produk, ditambah satu variabel: catatan pesanan. AI tidak perlu mengingat-ingat harga, dan tidak punya alasan untuk mengarang. Blok batasan: jika produk atau jumlah tidak jelas, tulis tanda CEK dan jangan menebak. Aturan yang sama seperti template konfirmasi pesanan di episode sebelumnya. Satu detail kecil yang sangat berguna: angka ditulis tanpa Rp dan tanpa titik. Dengan begitu Google Sheets membacanya sebagai angka, bukan teks, sehingga bisa dijumlahkan dan dihitung dengan rumus. Dimas menempel template tadi, lalu menambahkan catatan pesanan yang sama seperti sebelumnya. Tidak ada yang perlu dirapikan dulu, cukup apa adanya. Hasilnya kini berupa tabel dengan enam kolom persis seperti yang diminta. Setiap pesanan menempati satu baris, lengkap dengan harga dan subtotal. Catatan penting seperti antar sore dan tanpa gula tidak hilang, tetapi masuk ke kolom catatan. Di baris terakhir ada total empat ratus dua puluh sembilan ribu rupiah. Tidak ada kalimat pembuka seperti tentu, berikut rekapnya. Tabelnya bersih, siap disalin. Tetapi ingat, AI bisa salah berhitung, jadi angka ini akan kita periksa di Sheets. Sekarang tempel ke Google Sheets. Blok tabel di jendela chat, salin, lalu tempel di sel A1. Banyak aplikasi AI juga menyediakan tombol salin di dekat tabel. Kolomnya langsung terpisah rapi: nama, produk, jumlah, harga, subtotal, dan catatan. Kalau hasil tempelan Anda masih berantakan, minta AI menulis ulang tabelnya, atau coba tempel tanpa format. Sekarang bagian pentingnya: cek ulang hitungan AI. Di bar rumus terlihat rumus jumlah kali harga untuk baris Rina. Hasilnya seratus tujuh puluh ribu, cocok dengan subtotal dari AI. Lakukan hal yang sama untuk totalnya dengan rumus penjumlahan. Kebiasaan ini sangat penting: biarkan AI merapikan data, tetapi biarkan rumus spreadsheet yang menjadi hakim untuk angka. Satu lagi kelebihan bentuk tabel: data hari ini dan besok bisa ditempel berurutan di sheet yang sama, sehingga di akhir bulan Laras punya rekap penjualan tanpa pernah mengetik ulang.
Langkah 3: Checklist yang bisa langsung dicentang
Bentuk kedua adalah checklist. Kita buat template checklist SOP, yaitu prosedur kerja standar. Blok peran: penyusun SOP untuk usaha kecil yang menulis dengan kalimat perintah singkat. Blok konteks: Kopi Senja, kedai kopi rumahan yang buka pukul delapan pagi sampai sembilan malam. Siapa pelaksananya menjadi variabel. Blok tugas hanya satu kalimat: buat checklist untuk kegiatan tertentu. Kegiatannya juga variabel, jadi template ini bisa dipakai untuk buka toko, tutup toko, atau persiapan bazar. Blok format menjelaskan bentuknya: dikelompokkan per waktu, setiap butir diawali kotak kosong dan kata kerja, maksimal lima butir per kelompok. Blok batasan: satu butir hanya satu tindakan, dan butir yang paling penting ditandai dengan kata wajib di dalam kurung. Kenapa satu butir satu tindakan? Karena butir seperti bersihkan mesin dan cek stok lalu kunci pintu sulit dicentang. Kalau baru dua dari tiga tindakan yang selesai, dicentang atau tidak? Kali ini kita coba di Claude, untuk menunjukkan bahwa template yang sama bekerja di aplikasi AI mana pun. Isian variabelnya: pelaksana Dimas, kegiatan buka dan tutup toko, dibagi dua waktu. Hasilnya dua kelompok sesuai waktu yang diminta. Setiap butir diawali kotak kosong dan kata kerja: nyalakan, cek, aktifkan, rekap, bersihkan, catat. Dua butir ditandai wajib: menyalakan mesin kopi sebelum buka, dan merekap pesanan ke Sheets sebelum tutup. Rekap itu tentu memakai template tabel yang baru kita buat. Laras membaca ulang dan menambahkan satu butir yang khas tokonya. Ingat, AI menyusun draf, pemilik usaha yang tahu detail lapangannya. Checklist itu kemudian disimpan di aplikasi catatan atau dicetak dan ditempel di dekat kasir. Lihat bagaimana Dimas memakainya hari Senin. Pagi hari, mesin kopi dinyalakan. Centang. Stok susu, gula aren, dan cup dicek. Centang. WhatsApp Business diaktifkan agar siap menerima pesanan. Centang. Lalu butir tambahan dari Laras: pasang papan promo minggu ini. Centang. Malam harinya, pesanan direkap ke Sheets. Butir wajib kedua selesai. Mesin kopi dibersihkan. Centang. Butir terakhir, mencatat bahan yang hampir habis, ternyata terlewat dan ditandai silang merah. Inilah gunanya checklist: yang terlewat langsung kelihatan, sehingga besok bisa diperbaiki, bukan baru ketahuan saat stok sudah habis.
Langkah 4: Format berlabel untuk ringkasan
Bentuk ketiga adalah format berlabel, atau judul tetap. Contohnya dari Dewi, manajer operasional CV Maju Bersama, yang setiap Senin memimpin rapat mingguan. Blok peran: notulis rapat yang ringkas dan rapi. Blok tugas: rangkum catatan rapat mingguan CV Maju Bersama. Blok format adalah kuncinya. Gunakan tepat tiga judul: keputusan, tindak lanjut, dan risiko. Tindak lanjut ditulis dengan pola nama, tugas, lalu tenggat. Maksimal empat butir per judul. Blok batasan: jangan menambah keputusan atau tenggat yang tidak ada di catatan. AI cenderung ingin membantu dengan menambahkan tenggat yang masuk akal. Di notulen, itu berbahaya. Dan blok data hanya berisi satu variabel: catatan rapat. Dewi cukup menempel catatan mentah yang ia ketik selama rapat, sekacau apa pun bentuknya. Hasilnya dijadikan draf email untuk tim. Di kotak masuk terlihat email pendukung dari Rudi di bagian logistik dan Ayu di gudang, yang ikut dibahas di rapat. Buka drafnya. Tiga judul muncul persis seperti yang diminta: keputusan, tindak lanjut, dan risiko. Siapa pun yang membuka email ini langsung tahu harus membaca bagian mana. Lihat bagian tindak lanjut. Setiap butir mengikuti pola nama, tugas, dan tenggat. Rudi membandingkan ekspedisi paling lambat Jumat, Ayu memperbarui daftar stok paling lambat Kamis. Karena formatnya selalu sama setiap minggu, ringkasan rapat Dewi kini mudah dibandingkan dari minggu ke minggu. Ini juga mempermudah langkah berikutnya: memindahkan tindak lanjut ke Google Sheets atau kalender. Sebagai contekan, ini kalimat-kalimat format yang ampuh. Untuk tabel siap Sheets: sebutkan nama kolom satu per satu, dan minta angka tanpa Rp dan tanpa titik. Untuk checklist: setiap butir diawali kotak kosong dan kata kerja, dengan satu tindakan per butir. Untuk hasil yang ringkas: sebutkan angkanya. Maksimal lima poin, dan setiap poin paling banyak lima belas kata. Kata ringkas saja terlalu kabur bagi AI. Untuk format berlabel: tulis tepat judul-judulnya, persis dengan ejaan yang Anda mau. Dan untuk hasil yang langsung ditempel: tulis tanpa teks pembuka dan penutup. Kalimat sederhana ini menghapus basa-basi seperti tentu saja, berikut hasilnya, atau semoga membantu.
Langkah 5: Template kalender konten mingguan
Tabel tidak hanya untuk angka. Template berikutnya adalah kalender konten mingguan, yang sangat berguna bagi pemilik usaha maupun marketer seperti Nadia. Blok peran: perencana konten Instagram untuk Kopi Senja. Blok konteks: pelanggan mahasiswa dan pekerja muda Bandung, ditambah variabel tema bulan ini, misalnya musim hujan atau bulan gajian. Blok tugas: susun ide konten untuk sejumlah hari, mulai hari tertentu. Keduanya variabel, jadi template ini bisa dipakai untuk satu minggu atau satu bulan. Blok format menyebut empat kolom: hari, format konten, ide, dan ajakan. Ada aturan tambahan: setiap sel maksimal delapan kata, supaya tabelnya tetap ringkas dan mudah dibaca di Sheets. Dan blok batasan: hanya pakai produk dan harga resmi, serta hindari klaim kesehatan seperti kopi bikin langsing atau menyehatkan jantung. Laras mengisi variabel: tema musim hujan, tujuh hari, mulai Senin. Hasil tabelnya disalin dan ditempel ke Google Sheets. Baris pertama, Senin: foto kopi susu sebagai teman nugas di awal pekan. Selasa: reels proses menyeduh cold brew selama delapan belas jam. Rabu: carousel tiga cara menikmati kopi susu satu liter. Kamis: foto cerita pelanggan setia. Perhatikan, ada keterangan dengan izin. Laras menambahkannya sendiri, karena wajah dan cerita pelanggan tidak boleh dipakai tanpa persetujuan. Jumat sampai Minggu: suasana senja di kedai, isi paket hampers yang ada versi tanpa gulanya, dan cold brew untuk piknik keluarga. Formatnya bervariasi antara foto, reels, dan carousel. Rencana konten satu minggu jadi dalam beberapa menit, dan karena berbentuk tabel, Laras bisa menambah kolom status, tanggal posting, atau penanggung jawab. Ide di kolom ini nanti kita kembangkan menjadi caption di Episode 9. Pola tabel ini mudah dipindah ke pekerjaan lain, cukup dengan mengganti nama kolomnya. Nadia, yang memegang akun beberapa UMKM, menambah kolom klien dan status, sehingga satu tabel memuat rencana konten empat klien sekaligus. Pak Hendra memakai kolom pertemuan, materi, latihan, dan pekerjaan rumah untuk menyusun jadwal belajar satu bulan bagi murid Bimbel Cerdas. Dan Dewi memakai kolom vendor, harga, waktu kirim, dan catatan untuk membandingkan pemasok. Prinsipnya sama: Anda yang menentukan kolomnya, AI yang mengisinya, lalu Sheets yang mengolahnya.
Langkah 6: Merapikan ulang dan memeriksa output
Kembali ke rekap pesanan Dimas. Format tidak harus benar sejak awal. Di percakapan yang sama, Dimas meminta: hapus kolom harga, tambah kolom status berisi belum dikirim, lalu urutkan dari subtotal terbesar. AI langsung menyusun ulang tabelnya. Kolom harga hilang, kolom status muncul, dan urutannya kini dari Rina dengan subtotal terbesar sampai Sari. Tidak perlu menulis ulang prompt dari awal. Lalu Dimas butuh daftar antar untuk kurir. Ia meminta bentuk lain lagi: satu baris per pelanggan, cukup nama dan barang. Hasilnya daftar pendek yang bisa langsung dikirim ke kurir lewat WhatsApp. Dari data yang sama, kita mendapat tiga bentuk output: tabel rekap, tabel status, dan daftar antar. Sebelum output dipakai, periksa dengan checklist ini. Pertama, kolom dan judulnya sesuai dengan yang diminta. Kalau ada kolom yang hilang atau berganti nama, minta AI memperbaikinya. Kedua, angka dicek ulang dengan rumus di Sheets. Ini wajib untuk uang, stok, dan nilai. Ketiga, data yang tidak jelas ditandai CEK, bukan diisi tebakan. Keempat, tidak ada teks pembuka atau penutup yang ikut tersalin. Kelima, tidak ada data pribadi yang tidak perlu, seperti nomor HP atau alamat lengkap pelanggan. Dan keenam, kalau Anda menemukan format yang pas, simpan kalimat formatnya ke dalam template supaya tidak perlu meminta perbaikan yang sama lagi besok. Tugas Anda untuk episode ini. Pertama, ambil satu catatan harian dari pekerjaan Anda, misalnya pesanan, pengeluaran, atau absensi, lalu ubah menjadi tabel dengan kolom yang Anda tentukan sendiri. Kedua, tempel tabel itu ke Google Sheets, lalu cek angkanya dengan rumus. Ketiga, buat checklist SOP untuk satu kegiatan rutin, dan minta rekan kerja mencobanya. Keempat, simpan tiga template baru ke Perpustakaan Prompt: rekap pesanan, checklist SOP, dan kalender konten. Koleksi Anda terus bertambah menuju sepuluh template di akhir sesi ini.
Selesai!
Mari kita rangkum. Format menentukan apakah hasil AI langsung bisa dipakai. Sebutkan bentuknya, sebutkan kolom atau judulnya satu per satu, minta angka tanpa simbol, dan hapus teks pembuka. Lalu biarkan rumus spreadsheet yang memeriksa angka. Di episode berikutnya kita masuk ke praktik: menulis prompt caption media sosial dan deskripsi produk Kopi Senja, lengkap dengan gaya brand, variasi, dan batas panjang karakter. Sampai jumpa di Episode 9.
Latihan mandiri
Kerjakan sendiri setelah menonton supaya materinya benar-benar melekat.
Ubah satu catatan harian Anda (pesanan, absensi, atau pengeluaran) menjadi tabel dengan kolom yang Anda tentukan sendiri, lalu tempel ke Google Sheets dan cek angkanya dengan rumus.
Buat checklist SOP untuk satu kegiatan rutin di tempat kerja Anda, lalu minta rekan kerja mencoba memakainya selama seminggu.
Simpan template rekap pesanan, checklist SOP, dan kalender konten ke dokumen Perpustakaan Prompt Anda.
Tanya materi kelas
Ketik pertanyaan atau kata kunci; kami carikan bagian episode ini yang menjelaskannya dan lompatkan videonya ke sana.
Catatan saya
Catatan disimpan bersama menit video saat ini dan hanya terlihat oleh Anda.
Tanya jawab
Bingung di salah satu langkah? Tanyakan di sini; pengajar dan peserta lain bisa menjawab.
Belum ada pertanyaan.
Pengajar
Tim Cerdas Inovasi Digital
Pengembang software, engineer BIM & 3D, dan praktisi AI
52 kelas video1.276 episode
Sehari-hari kami mengerjakan software, model BIM, game, dan otomasi AI untuk klien, lalu menjadikan pengalaman praktik itu kelas langkah demi langkah: setiap langkah diperlihatkan di layar dan dilengkapi panduan PDF.
