Paling banyak satu email per minggu. Berhenti kapan saja dengan satu klik.
Transkrip
Narasi lengkap video ini. Kalimat yang sedang diucapkan disorot saat video diputar; klik kalimat untuk melompat ke sana.
Tampilkan transkrip
Pembuka
Selamat datang di Episode 30, episode penutup Sesi 6. Workflow pesanan Kopi Senja sudah punya trigger formulir dan langkah AI yang merangkum serta mengategorikan pesanan. Hari ini kita menyelesaikannya: menyimpan hasil ke Google Sheets, mengirim email notifikasi ke Dimas, menguji dari awal sampai akhir, menangani error, lalu mengaktifkan workflow supaya berjalan sendiri.
Langkah 1: Menyiapkan spreadsheet dan kredensial Google
Pertama, siapkan tempat penyimpanannya. Buat Google Sheets baru bernama Rekap Pesanan Kopi Senja, dan beri nama tab di bawahnya: Pesanan. Baris pertama berisi judul kolom: Waktu, Nama, WhatsApp, Pesanan, Ringkasan, dan Kategori. Empat kolom pertama berasal dari formulir, dua kolom terakhir dari AI. Tulis judul kolom dengan rapi dan jangan sering diganti. Node Google Sheets membaca judul kolom inilah untuk menentukan isi setiap kolom. Node Google Sheets dan Gmail perlu kredensial. Caranya lebih mudah dari API key: cukup klik Sign in with Google, lalu masuk dengan akun usaha, yaitu akun pemilik spreadsheet dan email toko. Sheets dan Gmail masing-masing punya kredensial sendiri. Keduanya dibuat saat node itu pertama kali dipakai, dan bisa dipakai ulang di workflow lain. Seperti di Sesi 5, baca izin yang diminta sebelum menyetujui. Sheets meminta izin mengelola spreadsheet, Gmail meminta izin mengirim email. Kalau ada izin yang terasa berlebihan untuk keperluan Anda, berhenti dan tanyakan dulu.
Langkah 2: Node Google Sheets: Append row dan pemetaan kolom
Buka workflow Pesanan Kopi Senja. Node form dan node AI sudah hijau dari uji sebelumnya. Klik tanda plus di kanan node Rangkum dan kategori, lalu cari Google Sheets. Pilih aksi Append row, yaitu menambahkan baris baru di bawah data yang sudah ada. Node muncul di kanvas. Ganti namanya menjadi Simpan ke Sheets. Di panel, pilih kredensial Google Sheets yang tadi dibuat. Operation sudah terisi Append Row. Lalu pilih dokumen Rekap Pesanan Kopi Senja, dan sheet Pesanan, langsung dari daftar. Memilih dari daftar lebih aman daripada mengetik nama, karena n8n langsung tahu file mana yang dimaksud. Pada Mapping Column Mode, pilih Map Each Column Manually. n8n membaca judul kolom dan menampilkan enam kotak isian. Ada juga pilihan Map Automatically, yang mengisi kolom bila nama field persis sama dengan judul kolom. Karena data kita berasal dari dua node berbeda, pemetaan manual lebih jelas dan lebih mudah diperiksa. Kolom Waktu, Nama, WhatsApp, dan Pesanan diambil dari node Form pesanan. Karena node itu ada dua langkah di belakang, seret field-nya dari bagian Form pesanan di panel input. Hasilnya ekspresi yang menyebut nama node, persis seperti latihan di Episode 27. Bacanya: ambil kolom Nama dari node Form pesanan. Untuk kolom Waktu, kita pakai field otomatis submittedAt. Kolom Ringkasan dan Kategori diambil dari node tepat sebelumnya, yaitu node AI. Buka field output di panel input, lalu seret ringkasan dan kategori. Bacanya: ambil isi ringkasan dari hasil AI. Klik Execute step. Node Simpan ke Sheets menjadi hijau. Sekarang mari buka spreadsheet-nya dan lihat apakah barisnya benar-benar masuk. Bagi pengguna Make, padanannya module Google Sheets dengan aksi menambah baris, dan pemetaannya pun dilakukan dengan memilih data dari module sebelumnya. Konsepnya sama persis. Baris kedua sekarang terisi: data Sari dari formulir di empat kolom pertama, lalu ringkasan dan kategori dari AI di dua kolom terakhir. Warna hijau menandai baris yang baru ditambahkan. Perhatikan kolom Waktu. Isinya format waktu standar, yaitu tanggal, huruf T, lalu jam. Format ini memang begitu, dan tetap bisa diurutkan. Kalau ingin lebih rapi, ubah format tampilan kolomnya di Google Sheets. Kalau ada kolom yang kosong, hampir selalu penyebabnya salah satu dari dua hal: judul kolom di spreadsheet berubah, atau field yang diseret keliru. Buka lagi pemetaan, lalu seret ulang.
Langkah 3: Node Gmail: notifikasi dengan isi dinamis
Langkah terakhir alur ini: klik tanda plus di kanan node Simpan ke Sheets, cari Gmail, lalu pilih aksi Send a message. Ganti namanya menjadi Email ke Dimas. Pilih kredensial Gmail, yang dibuat dengan Sign in with Google memakai akun email toko. Resource Message, Operation Send, dan penerimanya alamat email Dimas. Kalau Laras juga ingin menerima salinan, tambahkan alamatnya di kolom penerima, dipisah koma. Tetapi pikirkan baik-baik: email yang terlalu banyak membuat orang berhenti membacanya. Kirim hanya ke yang perlu bertindak. Lihat panel input. Output node Sheets berisi baris yang baru disimpan, dengan nama field sama dengan judul kolom: Nama, Pesanan, Ringkasan, Kategori. Jadi kita cukup mengambil data dari node tepat sebelumnya. Subjek kita susun dinamis. Ketik kurung siku buka, seret field Kategori, ketik kurung siku tutup, lalu tulis Pesanan baru dari, dan seret field Nama. Pratinjaunya untuk Joko: kurung siku Komplain, Pesanan baru dari Joko. Hanya dari subjek, Dimas langsung tahu mana yang harus ditangani lebih dulu. Lalu isi email. Mulai dengan sapaan, kemudian nama dan nomor WhatsApp, pesanan, ringkasan, dan kategori. Semuanya hasil seret, jadi setiap email berisi data pesanannya sendiri. Di pilihan tambahan ada Append n8n Attribution, yang menambahkan keterangan di bawah email bahwa email ini dikirim otomatis lewat n8n. Untuk email internal ke Dimas, boleh dibiarkan atau dimatikan. Klik Execute step. Node Email ke Dimas menjadi hijau. Mari kita intip kotak masuk Dimas. Di kotak masuk Dimas, email dari Kopi Senja otomatis muncul paling atas, dengan subjek berkategori: Pesanan biasa, Pesanan baru dari Sari. Buka emailnya. Isinya persis seperti yang kita susun: nama dan nomor WhatsApp Sari, pesanannya, ringkasan dari AI, dan kategorinya. Dimas tidak perlu membuka formulir atau spreadsheet. Semua informasi untuk bertindak sudah ada di satu email, dan data lengkapnya tetap tersimpan rapi di Sheets. Satu saran: buat filter di Gmail Dimas untuk email dari pengirim otomatis ini, misalnya diberi label Pesanan. Kotak masuknya tetap rapi, dan semua notifikasi pesanan terkumpul di satu tempat.
Langkah 4: Uji end-to-end dengan empat pesanan
Sekarang uji dari awal sampai akhir. Lepaskan sematan data di node form, klik Execute workflow, lalu isi form uji dengan data Joko. Begitu form dikirim, node menyala hijau satu per satu dari kiri ke kanan. Angka satu item di setiap garis menunjukkan satu pesanan mengalir sampai ujung. Seluruh proses hanya beberapa detik. Ulangi untuk Rina, Andi, dan Putri. Ingat, setiap kiriman uji perlu klik Execute workflow lagi sebelum mengisi form. Bagaimana kalau dua pelanggan mengisi form hampir bersamaan? Tidak masalah. Setiap kiriman menjadi eksekusi sendiri, dengan datanya sendiri, sehingga pesanan tidak saling tertukar. Buka spreadsheet. Di bawah baris Sari, muncul baris Joko dengan kategori komplain. Lalu Rina, pesanan biasa, dan Andi, pertanyaan. Dan Putri, mendesak, untuk acara kantor besok jam delapan pagi. Lima baris, lengkap dengan ringkasan dan kategori, tanpa satu pun disalin manual. Laras kini bisa memfilter kolom Kategori, misalnya hanya menampilkan komplain, untuk evaluasi mingguan. Rekap yang dulu dikerjakan Dimas setiap malam, sekarang terisi sendiri. Sekarang kotak masuk Dimas. Empat email baru berjajar, dan subjeknya langsung menunjukkan prioritas: mendesak, pertanyaan, pesanan biasa, dan komplain. Dimas membuka yang paling penting lebih dulu: mendesak dari Putri. Lima paket hampers untuk acara kantor besok jam delapan pagi. Ia bisa langsung mengatur produksi dan menghubungi Putri lewat WhatsApp. Setelah itu komplain dari Joko, lalu pertanyaan dari Andi. Urutan kerja Dimas kini ditentukan oleh kategori, bukan oleh siapa yang paling dulu mengirim chat.
Langkah 5: Menangani error: node gagal dan pesan error
Workflow yang baik bukan yang tidak pernah gagal, tetapi yang kegagalannya mudah ditemukan. Mari simulasikan masalah: Laras mengganti nama tab Pesanan di spreadsheet menjadi Pesanan Okt. Jalankan uji lagi. Node form dan AI hijau, tetapi node Simpan ke Sheets merah dengan tanda seru. Node sesudahnya tidak berjalan, jadi email ke Dimas pun tidak terkirim. Klik node yang merah. Panel menampilkan pesan error. Bahasanya Inggris dan terlihat teknis, tetapi kalau dibaca pelan-pelan, isinya: sheet bernama Pesanan tidak ditemukan. Pesan error biasanya menyebut apa yang dicari dan tidak ditemukan. Di sini jelas: n8n mencari tab Pesanan, padahal namanya sudah diganti. Kalau bingung, salin pesan errornya tanpa data pelanggan, lalu tanyakan artinya ke asisten AI. Perbaikannya: pilih ulang sheet dari daftar, atau kembalikan nama tabnya. Klik Execute step, node kembali hijau, dan email berikutnya terkirim. Lebih baik lagi, sepakati dengan tim bahwa nama tab dan judul kolom tidak diubah sembarangan. Ini empat error yang paling sering ditemui. Pertama, node AI gagal karena kunci tidak valid. Penyebabnya API key salah tempel, sudah dicabut, atau saldo habis. Cek kredensial dan saldo di platform penyedia. Kedua, node Sheets gagal karena sheet tidak ditemukan, seperti yang baru kita simulasikan. Pilih ulang dokumen dan sheet dari daftar. Ketiga, workflow berhasil tetapi kolom di spreadsheet kosong. Biasanya judul kolom berubah atau field yang diseret keliru. Ingat, centang hijau belum tentu hasilnya benar. Keempat, Gmail gagal karena izin ditolak. Kredensial Google bisa kedaluwarsa atau dicabut, misalnya setelah kata sandi diganti. Sambungkan ulang dengan Sign in with Google. Tiga kebiasaan agar error cepat ketahuan. Pertama, di pengaturan node ada pilihan Retry On Fail, yang mencoba ulang otomatis bila layanan sedang gangguan sesaat. Cocok untuk node AI dan Gmail. Kedua, cek tab Executions setiap hari di minggu pertama, lalu seminggu sekali setelah workflow stabil. Eksekusi yang gagal ditandai jelas di sana. Ketiga, sebagai langkah lanjutan, n8n bisa memakai error workflow: workflow kecil yang otomatis mengirim email kepada Anda setiap kali workflow lain gagal. Ini cocok dipasang setelah Anda lebih terbiasa.
Langkah 6: Mengaktifkan workflow
Semua uji berhasil, dan error pun sudah kita latih. Sebelum mengaktifkan, simpan workflow, dan pastikan pengaturan penerima email sudah benar, yaitu alamat Dimas, bukan alamat uji. Klik tombol Inactive di atas kanvas sampai berubah menjadi Active berwarna hijau. Di beberapa versi terbaru, langkah ini bernama Publish. Mulai detik ini, workflow berjalan sendiri. Buka node Form pesanan dan salin Production URL. Inilah tautan untuk pelanggan sungguhan. Test URL tetap ada, tetapi hanya untuk Anda saat menguji. Saat pelanggan mengisi form, Anda tidak melihat node menyala di editor. Catatannya masuk ke tab Executions, ditandai sebagai eksekusi produksi, lengkap dengan status berhasil atau gagal. Satu hal penting: setiap eksekusi produksi memanggil model AI, jadi ada biaya kecil per pesanan. Pantau tagihan pemakaian di minggu pertama, seperti yang kita bahas di Episode 29. Kalau toko libur dan Anda ingin menghentikan sementara, klik lagi tombolnya sampai kembali Inactive. Selama tidak aktif, form produksi tidak menerima pesanan, jadi beri tahu pelanggan lewat media sosial. Lalu bagikan Production URL ke pelanggan. Misalnya Rina bertanya lewat WhatsApp, bisa pesan kopi susu untuk besok? Dimas cukup membalas dengan tautan form. Tautan yang sama juga bisa dipasang di bio Instagram, di balasan cepat WhatsApp, atau dicetak sebagai kode QR di meja kasir. Rina mengisi form dan membalas, sudah diisi ya kak. Pada saat yang sama, tanpa ada yang menyentuh n8n, email berkategori masuk ke Dimas, dan baris baru muncul di spreadsheet. Inilah workflow yang berjalan sendiri.
Langkah 7: Output Sesi 6: workflow otomatis pertama Anda
Mari periksa output Sesi 6. Pertama, Form Trigger sudah aktif dan Production URL sudah terpasang di tempat pelanggan bisa menemukannya. Kedua, node AI merangkum dan memberi empat kategori. Ketiga, setiap pesanan tersimpan sebagai baris baru di Google Sheets. Keempat, Dimas menerima email dengan subjek berkategori. Kelima, workflow sudah diuji dari awal sampai akhir dengan empat data uji. Keenam, Anda bisa membaca pesan error dan memantau tab Executions. Dan ketujuh, API key serta kredensial Google tersimpan aman di Credentials. Kalau masih ada yang belum tercentang, kembali ke episode yang membahasnya: Episode 28 untuk form, 29 untuk AI, dan episode ini untuk Sheets, email, dan aktivasi. Pola yang Anda bangun, yaitu trigger, langkah AI, simpan, lalu kabari, bisa dipakai ulang di mana saja. Untuk Dewi, trigger-nya email penawaran pemasok. AI meringkas harga dan tenggat, lalu hasilnya disimpan dan dikabarkan ke tim pembelian. Untuk Pak Hendra, trigger-nya form pengumpulan tugas. AI meringkas jawaban dan memberi nilai awal, yang tetap beliau periksa sebelum diumumkan. Untuk Nadia, trigger-nya form brief dari klien. AI memberi kategori urgen, rutin, atau revisi, sehingga Nadia tahu brief mana yang dikerjakan lebih dulu. Pilih satu dari daftar lima pekerjaan Anda, dan bangun versinya minggu ini. Selamat. Anda baru saja membangun workflow otomatis pertama yang benar-benar berjalan, tanpa menulis satu baris kode pun. Simpan juga cadangannya. Dari menu workflow, unduh workflow sebagai file. Kalau suatu hari ada yang terhapus, atau Anda pindah ke self-host, file ini bisa diimpor kembali. Kredensialnya tidak ikut, jadi file ini aman disimpan. Workflow ini alurnya tetap: selalu form, AI, Sheets, lalu email. Di Sesi 7, kita naik satu tingkat. AI tidak lagi hanya mengisi satu langkah, tetapi menjadi agent yang memilih sendiri alat mana yang dipakai.
Selesai!
Mari kita rangkum Sesi 6. Kita mengenal trigger, aksi, dan workflow, belajar membaca data antar node, lalu membangun workflow pesanan Kopi Senja: form masuk, AI merangkum dan mengategorikan, simpan ke Google Sheets, dan email ke Dimas. Kita juga menguji, menangani error, dan mengaktifkannya. Di Episode 31, kita memasuki Sesi 7 dan berkenalan dengan node AI Agent di n8n: model sebagai otak, alat untuk bertindak, dan memori untuk mengingat percakapan. Sampai jumpa di Episode 31.
Latihan mandiri
Kerjakan sendiri setelah menonton supaya materinya benar-benar melekat.
Ubah subjek email agar pesanan Mendesak diawali tanda seru, lalu uji dengan data Putri.
Tambahkan kolom Perlu Balasan di spreadsheet dan petakan dari field perlu_balasan hasil AI.
Terapkan pola yang sama untuk pekerjaan Anda sendiri: form masuk, AI merangkum dan mengategorikan, simpan ke Sheets, kirim email. Aktifkan dan pantau tab Executions selama seminggu.
Tanya materi kelas
Ketik pertanyaan atau kata kunci; kami carikan bagian episode ini yang menjelaskannya dan lompatkan videonya ke sana.
Catatan saya
Catatan disimpan bersama menit video saat ini dan hanya terlihat oleh Anda.
Tanya jawab
Bingung di salah satu langkah? Tanyakan di sini; pengajar dan peserta lain bisa menjawab.
Belum ada pertanyaan.
Pengajar
Tim Cerdas Inovasi Digital
Pengembang software, engineer BIM & 3D, dan praktisi AI
53 kelas video1.281 episode
Sehari-hari kami mengerjakan software, model BIM, game, dan otomasi AI untuk klien, lalu menjadikan pengalaman praktik itu kelas langkah demi langkah: setiap langkah diperlihatkan di layar dan dilengkapi panduan PDF.
