Paling banyak satu email per minggu. Berhenti kapan saja dengan satu klik.
Transkrip
Narasi lengkap video ini. Kalimat yang sedang diucapkan disorot saat video diputar; klik kalimat untuk melompat ke sana.
Tampilkan transkrip
Pembuka
Selamat datang kembali di Sesi 7. Di episode lalu agent kita sudah bisa berpikir dan memakai alat, tetapi ia belum tahu apa pun tentang Kopi Senja. Hari ini kita menyiapkan sumber datanya: satu file Google Sheets dengan tab Produk dan tab Pesanan, disusun rapi agar mudah dibaca agent, lalu kita uji koneksinya dari n8n.
Langkah 1: Mengapa agent butuh sumber data
Mari mulai dengan sebuah uji coba. Agent dari episode lalu kita tanya: harga paket hampers berapa? Agent menjawab dengan yakin: seratus dua puluh lima ribu rupiah, sudah termasuk kemasan cantik. Masalahnya, angka itu dikarang. Harga hampers Kopi Senja sebenarnya seratus lima puluh ribu. Pelanggan yang teliti langsung protes, karena di Instagram tertulis harga yang berbeda. Agent meminta maaf, tetapi kepercayaan pelanggan sudah terganggu. Bayangkan kalau pelanggan langsung mentransfer sesuai harga yang salah. Inilah alasan agent wajib punya sumber data. Sekarang lihat masalah nyata di Kopi Senja. Pukul sembilan lewat empat puluh tujuh malam, Rina bertanya apakah kopi susu satu liter masih ada, untuk acara kantor besok siang. Dimas sudah pulang, jadi pesan itu baru dibalas esok paginya. Itu pun Dimas harus berjalan ke dapur untuk mengecek stok dulu. Delapan menit kemudian barulah jawabannya pasti: stok masih dua belas. Tetapi Rina sudah memesan di tempat lain semalam. Kalau agent bisa membaca data stok yang sama dengan Dimas, pertanyaan seperti ini bisa dijawab dengan benar dalam hitungan detik, bahkan di luar jam kerja. Prinsipnya sederhana: agent hanya sebaik data yang bisa ia baca. Model AI pandai menyusun kalimat, tetapi tidak tahu harga dan stok toko Anda hari ini. Solusinya, satu file Google Sheets yang rapi menjadi sumber kebenaran. Harga, stok, dan pesanan hanya dicatat di satu tempat, dan agent diwajibkan membaca dari sana. Kalau data di Sheets salah, jawaban agent juga salah. Jadi pekerjaan hari ini terlihat sederhana, tetapi sebenarnya fondasi terpenting dari seluruh agent admin yang kita bangun di Sesi 7. Begini pembagian kerjanya di Kopi Senja. Dimas, admin toko, memperbarui stok setiap pagi dan setiap kali ada produk yang habis. Semua data itu tersimpan di satu file Google Sheets, dengan dua tab: Produk dan Pesanan. Agent membaca tab Produk untuk menjawab harga dan stok, lalu mencatat pesanan baru ke tab Pesanan. Dimas kemudian memproses pesanan yang statusnya masih Baru. Manusia dan agent melihat data yang sama, sehingga jawaban ke pelanggan selalu cocok dengan kenyataan di dapur. Kenapa Google Sheets, bukan database khusus? Karena Laras dan Dimas sudah terbiasa memakainya, gratis, bisa dibuka dari ponsel, dan mudah disambungkan ke n8n maupun Make.
Langkah 2: Membuat file dan tab Produk
Buka Google Sheets dan buat file baru bernama Kopi Senja, Data Toko. Ganti nama tab pertama menjadi Produk, lalu tambahkan tab kedua bernama Pesanan. Di baris pertama tab Produk, tulis empat header: Nama produk, Harga, Stok, dan Varian. Header inilah yang nanti dibaca agent sebagai nama kolom, jadi pilih kata yang jelas dan tidak berubah-ubah. Baris kedua, produk pertama: kopi susu gula aren cup dua ratus lima puluh mililiter, harga delapan belas ribu, stok empat puluh, varian normal dan less sugar. Baris ketiga: kopi susu gula aren satu liter, harga delapan puluh lima ribu, stok dua belas. Produk ini nanti dipesan pelanggan di Episode 35. Baris keempat: cold brew lima ratus mililiter, harga lima puluh lima ribu. Perhatikan stoknya nol. Sengaja kita isi nol untuk menguji bagaimana agent menangani stok habis. Baris kelima: paket hampers, harga seratus lima puluh ribu, stok enam, dengan dua varian: biasa dan tanpa gula. Satu hal penting di kolom harga. Ketik angkanya saja, misalnya delapan puluh lima ribu tanpa titik dan tanpa Rp, lalu pilih format mata uang Rupiah dari menu format. Tampilannya rapi, tetapi isinya tetap angka. Tab Produk selesai: empat baris, empat kolom, tanpa hiasan. Sederhana, dan justru itu yang membuat agent mudah membacanya. Mari tegaskan aturan isinya. Pertama, harga diisi angka saja dengan format Rupiah. Jangan tulis delapan puluh lima rb, atau Rp dan tanda strip secara manual, karena agent bisa salah membacanya. Kedua, stok berupa angka bulat, dan nol berarti habis. Hindari tulisan seperti habis, sisa dikit, atau dua belasan. Agent perlu angka yang pasti untuk memutuskan bisa menerima pesanan atau tidak. Ketiga, nama produk ditulis sama dengan yang dipakai di menu dan Instagram. Pelanggan biasanya menyebut nama dari sana, dan agent mencocokkannya dengan kolom ini. Keempat, varian dipisah koma dalam satu sel. Kalau varian Anda punya harga berbeda, jadikan baris terpisah, misalnya hampers tanpa gula sebagai produk tersendiri. Kelima, produk baru ditambahkan di baris paling bawah. Kalau sebuah produk berhenti dijual sementara, cukup isi stoknya nol. Jangan hapus barisnya, karena riwayat pesanan lama masih menyebut nama produk itu.
Langkah 3: Membuat tab Pesanan
Pindah ke tab Pesanan. Di sini setiap baris adalah satu pesanan. Kita butuh tujuh header. Tiga yang pertama: Waktu pesanan dicatat, Nama pelanggan, dan nomor WhatsApp untuk dihubungi Dimas. Empat berikutnya: Produk yang dipesan, Jumlah, Total yang harus dibayar, dan Status pesanan. Ketujuh kolom ini nanti diisi agent setiap kali pelanggan memesan. Sebagai contoh, Dimas sudah mencatat dua pesanan manual. Budi memesan satu cold brew. Totalnya enam puluh lima ribu, yaitu lima puluh lima ribu ditambah ongkir dalam kota sepuluh ribu. Sari memesan dua paket hampers. Totalnya tiga ratus ribu, tanpa ongkir, karena belanja di atas dua ratus ribu mendapat gratis ongkir. Aturan ongkir ini nanti juga kita tulis di instruksi agent. Perhatikan kolom nomor WA. Ini data pribadi pelanggan. Di video kita samarkan, tetapi di file asli nomornya lengkap. Karena itu, file ini tidak boleh dibagikan dengan tautan publik. Begini nanti bentuk baris yang ditambahkan agent. Andi memesan tiga kopi susu cup. Totalnya enam puluh empat ribu, yaitu lima puluh empat ribu ditambah ongkir. Statusnya Baru, menunggu dicek Dimas. Baris baru selalu ditambahkan di bawah baris terakhir, tidak pernah menimpa baris lama. Karena itu, jangan pernah menyisakan baris kosong di tengah tab Pesanan. Kolom Status perlu aturan yang tegas. Status Baru artinya pesanan dicatat agent dan belum dicek admin. Hanya status ini yang boleh diisi agent. Status Diproses diisi Dimas setelah pembayaran dan alamat pengiriman dikonfirmasi langsung ke pelanggan. Status Dikirim berarti pesanan sedang diantar oleh kurir atau oleh tim Kopi Senja sendiri. Status Selesai berarti pesanan sudah diterima pelanggan. Dari status ini, Laras nanti bisa menghitung penjualan mingguan dengan mudah. Dan status Batal, bila pelanggan membatalkan atau stok ternyata tidak cukup. Pembagian ini menjaga agar agent hanya mencatat, sedangkan keputusan penting tetap di tangan manusia.
Langkah 4: Aturan tabel yang rapi untuk agent
Bandingkan dengan tabel yang sering kita temui di usaha kecil. Header pertama berisi judul DATA KOPI SENJA, bukan nama kolom. Harga ditulis menyatu dengan nama produk, dan stok berisi sisa dua belasan. Lalu ada baris kosong. Bagi manusia ini sekadar jarak, tetapi bagi alat pembaca data, baris kosong bisa dianggap akhir tabel. Produk di bawahnya tidak terbaca. Cold brew stoknya ditulis habis, dan hampers dengan dua varian dijejalkan dalam satu sel. Agent harus menebak maksudnya. Terakhir, baris TOTAL di bawah. Agent bisa menganggap TOTAL sebagai nama produk dengan stok delapan belas. Kedengarannya lucu, tetapi kesalahan seperti ini benar-benar terjadi. Dari contoh tadi, kita tarik enam aturan. Pertama, satu baris satu data. Satu produk satu baris, satu pesanan satu baris. Kedua, baris pertama berisi header yang jelas dan unik. Jangan ada dua kolom bernama sama, dan jangan letakkan judul besar di atas header. Ketiga, tanpa sel gabung dan tanpa baris kosong. Sel gabung memang membuat tampilan cantik, tetapi membingungkan alat pembaca data. Keempat, satu kolom satu jenis isi. Kolom harga berisi angka, kolom stok berisi angka, tidak dicampur kata-kata. Kelima, tanpa baris total, judul, atau catatan di dalam tabel. Kalau butuh rekap atau grafik, buat di tab terpisah. Keenam, setelah file tersambung ke n8n, jangan mengganti nama tab dan header sembarangan. Alat agent mencari kolom berdasarkan namanya, jadi perubahan kecil bisa membuat pencatatan gagal. Keenam aturan ini juga berlaku untuk data usaha Anda sendiri, apa pun produknya. Tabel yang rapi untuk agent biasanya juga lebih mudah dibaca oleh rekan kerja Anda. Mari lihat hasilnya berdampingan. Header berantakan berupa judul besar. Setelah rapi, header berisi empat nama kolom yang jelas. Harga yang tadinya menempel di nama produk kini punya kolom sendiri, berisi angka dengan format Rupiah. Stok yang tadinya berupa kata-kata kini berupa angka pasti: dua belas, atau nol bila habis. Dan varian yang dijejalkan bersama harga kini punya kolom sendiri. Pekerjaan merapikan ini mungkin memakan setengah jam, tetapi menghemat banyak salah jawab di kemudian hari.
Langkah 5: Menghubungkan Sheets ke n8n dan menguji
Sekarang kita pastikan n8n bisa membaca file ini. Buat workflow uji kecil terpisah. Node pertama, Manual Trigger, yang berjalan setiap kali kita klik tombol uji. Tambahkan node Google Sheets, lalu buat kredensial baru. Pilih masuk dengan akun Google, dan setujui izin akses ke Google Sheets. Gunakan akun yang sama dengan pemilik file. Izin ini bisa dicabut kapan saja dari pengaturan akun Google Anda. Pilih operasi Get Row(s), artinya mengambil baris. Untuk dokumen, pilih Kopi Senja Data Toko dari daftar, lalu pilih sheet Produk. Kolom filter kita biarkan kosong, sehingga semua baris dibaca. Tabel produk kecil, jadi lebih aman agent melihat semuanya lalu memilih sendiri produk yang ditanyakan. Klik uji. Kedua node bertanda centang hijau, dan panel output menampilkan empat item. Satu item untuk setiap baris produk. Perhatikan harganya terbaca sebagai angka, dan stok cold brew terbaca nol. Header tabel menjadi nama kolom di setiap item. Inilah tanda tabel kita sudah rapi. Kalau jumlah item tidak sama dengan jumlah produk, atau ada item yang isinya kosong, biasanya penyebabnya baris kosong atau header ganda. Rapikan tabelnya, lalu uji lagi. Pengguna Make bisa melakukan uji yang sama dengan modul Google Sheets untuk mencari baris. Simpan workflow uji kecil ini. Setiap kali struktur tabel berubah, jalankan sekali untuk memastikan data masih terbaca dengan benar, sebelum agent kebingungan di depan pelanggan. Karena file ini kini terhubung ke otomasi, perhatikan izin aksesnya. Bagikan hanya ke orang yang benar-benar perlu: Laras sebagai pemilik, Dimas sebagai admin, dan akun Google yang dipakai n8n. Jangan memakai pilihan siapa saja yang memiliki link. Kolom nomor WA berisi data pribadi pelanggan yang harus dijaga. Manfaatkan riwayat versi di Google Sheets. Kalau ada data yang terhapus atau berubah tanpa sengaja, versi sebelumnya bisa dikembalikan dengan beberapa klik. Dan sejak awal tetapkan batasnya: agent hanya boleh membaca tab Produk dan menambah baris di tab Pesanan. Mengubah harga atau menghapus data tetap tugas manusia.
Langkah 6: Merawat data agar jawaban agent tetap benar
Data yang rapi hari ini bisa usang besok. Karena itu Kopi Senja menetapkan rutinitas. Setiap pagi sebelum toko buka pukul delapan, Dimas memperbarui kolom stok. Saat sebuah produk habis di tengah hari, stoknya langsung diisi nol. Jangan menunggu besok, karena agent akan terus menawarkan produk yang sudah tidak ada. Perubahan harga hanya dilakukan oleh Laras sebagai pemilik, lalu diberitahukan ke Dimas. Dengan begitu tidak ada dua orang yang mengubah harga dengan angka berbeda. Dan beberapa kali sehari, Dimas mengecek tab Pesanan untuk pesanan berstatus Baru. Agent mencatat, Dimas yang memastikan pesanan benar-benar diproses. Pola dua tab ini bisa dipakai di banyak usaha. Pak Hendra di Bimbel Cerdas bisa membuat tab Kelas berisi jadwal, biaya, dan sisa kuota, lalu tab Pendaftaran untuk mencatat calon murid. Dewi di CV Maju Bersama bisa memakai tab Barang berisi harga dan stok gudang, lalu tab Permintaan untuk mencatat permintaan penawaran dari kantor pelanggan. Nadia, freelancer media sosial, cukup punya tab Paket layanan dan tab Calon klien. Rumus umumnya: satu tab untuk dibaca agent, dan satu tab untuk dicatat agent. Coba tentukan sekarang, apa isi kedua tab itu untuk usaha atau pekerjaan Anda. Mari periksa hasil kerja hari ini. Pertama, file data toko sudah dibuat dengan dua tab: Produk dan Pesanan. Kedua, tab Produk berisi empat kolom, dengan harga dan stok berupa angka, bukan kata-kata. Ketiga, tab Pesanan punya tujuh kolom, mulai dari waktu sampai status, dan nomor WA pelanggan tidak dibagikan ke publik. Keempat, kedua tabel rapi: tanpa sel gabung, tanpa baris kosong, dan tanpa baris total di tengah. Dan uji Get Row(s) dari n8n berhasil membaca semua produk. Kalau semua tercentang, data Anda siap dipakai agent.
Selesai!
Mari kita rangkum. Agent hanya sebaik data yang bisa ia baca. Kita sudah menyiapkan tab Produk untuk harga dan stok, tab Pesanan untuk mencatat order, mengikuti enam aturan tabel yang rapi, dan menguji koneksinya. Di episode berikutnya, data ini kita ubah menjadi alat yang dipakai agent sendiri: alat untuk mengecek produk, alat untuk mencatat pesanan, dan alat untuk mengirim notifikasi ke Dimas. Sampai jumpa di Episode 33.
Latihan mandiri
Kerjakan sendiri setelah menonton supaya materinya benar-benar melekat.
Buat file Google Sheets untuk usaha Anda dengan tab Produk dan tab Pesanan, memakai header yang sama seperti di video atau disesuaikan.
Isi minimal empat produk, dan sengaja beri satu produk stok 0 untuk menguji jawaban stok habis di Episode 35.
Uji koneksi dari n8n dengan node Google Sheets operasi Get Row(s), lalu pastikan jumlah item di output sama dengan jumlah produk.
Tanya materi kelas
Ketik pertanyaan atau kata kunci; kami carikan bagian episode ini yang menjelaskannya dan lompatkan videonya ke sana.
Catatan saya
Catatan disimpan bersama menit video saat ini dan hanya terlihat oleh Anda.
Tanya jawab
Bingung di salah satu langkah? Tanyakan di sini; pengajar dan peserta lain bisa menjawab.
Belum ada pertanyaan.
Pengajar
Tim Cerdas Inovasi Digital
Pengembang software, engineer BIM & 3D, dan praktisi AI
52 kelas video1.276 episode
Sehari-hari kami mengerjakan software, model BIM, game, dan otomasi AI untuk klien, lalu menjadikan pengalaman praktik itu kelas langkah demi langkah: setiap langkah diperlihatkan di layar dan dilengkapi panduan PDF.
