Paling banyak satu email per minggu. Berhenti kapan saja dengan satu klik.
Transkrip
Narasi lengkap video ini. Kalimat yang sedang diucapkan disorot saat video diputar; klik kalimat untuk melompat ke sana.
Tampilkan transkrip
Pembuka
Selamat datang kembali di Sesi 7. Agent kita sudah punya otak dan ingatan, dan data Kopi Senja sudah rapi di Google Sheets. Yang belum ada adalah tangan untuk memakai data itu. Di episode ini kita memasang tiga alat: mengecek produk, mencatat pesanan, dan mengirim notifikasi ke Dimas. Kita juga belajar menulis deskripsi alat, karena dari deskripsi itulah agent memilih alat.
Langkah 1: Alat dipilih dari nama dan deskripsinya
Sebelum memasang alat, pahami dulu cara agent memilihnya. Agent tidak membuka pengaturan alat satu per satu. Ia hanya membaca nama dan deskripsi setiap alat. Dari situ agent memutuskan: untuk pesan ini, alat mana yang cocok? Jadi deskripsi alat bukan sekadar catatan. Deskripsi adalah petunjuk kerja: apa gunanya, kapan dipakai, dan kapan tidak boleh dipakai. Bayangkan Anda menitipkan toko ke karyawan baru, dengan tiga laci berlabel. Kalau labelnya hanya laci satu, dua, tiga, ia pasti bingung. Kalau labelnya cek stok, buku pesanan, dan telepon admin, ia langsung tahu harus membuka yang mana. Agent admin Kopi Senja akan punya tiga alat. Pertama, Cek Produk. Alat Google Sheets yang membaca tab Produk untuk menjawab harga, stok, dan varian. Kedua, Catat Pesanan. Alat Google Sheets juga, tetapi tugasnya menambah satu baris baru di tab Pesanan. Ketiga, Notifikasi Dimas. Alat Gmail yang mengirim email ke Dimas setiap ada pesanan baru, atau saat pelanggan perlu dibantu manusia. Calculator dari Episode 31 kita hapus. Semakin sedikit alat, semakin kecil kemungkinan agent salah pilih. Tambahkan alat hanya bila benar-benar dibutuhkan. Ketiga alat ini tidak sama risikonya. Alat membaca, seperti Cek Produk, risikonya rendah. Paling buruk agent salah membaca, tetapi tidak ada data yang berubah. Alat ini boleh dipakai kapan saja. Alat menulis data, seperti Catat Pesanan, risikonya sedang. Salah catat berarti Dimas menyiapkan pesanan yang keliru. Karena itu alat ini hanya boleh dipakai setelah pelanggan setuju. Alat mengirim pesan juga berisiko sedang. Kita kunci penerimanya, supaya agent tidak bisa mengirim email ke sembarang orang. Dan alat yang mengubah harga atau menghapus pesanan berisiko tinggi. Untuk agent admin, alat seperti itu sama sekali tidak kita berikan. Prinsipnya: beri agent hak akses sekecil mungkin yang masih cukup untuk tugasnya.
Langkah 2: Alat 1: Cek Produk dari tab Produk
Buka workflow Agent Admin Kopi Senja. Klik node Calculator dan hapus. Sekarang di bawah agent hanya tersisa model dan memori. Klik titik Tool di bawah agent, lalu ketik Google Sheets di kotak pencarian. Pilih Google Sheets dari bagian alat. Alat baru muncul dengan garis putus-putus ke agent. Ganti namanya menjadi Cek Produk. Nama ini penting, karena agent membacanya saat memilih alat. Di bagian Tool Description, pilih Set Manually, artinya kita menulis deskripsi sendiri. Tulis: mengecek harga, stok, dan varian produk Kopi Senja, dipakai setiap kali pelanggan bertanya produk, harga, atau stok. Lalu pengaturannya sama dengan uji di Episode 32. Operasi Get Row(s), dokumen Kopi Senja Data Toko, dan sheet Produk. Filter tetap kosong. Pelanggan sering menyebut nama produk dengan cara berbeda, misalnya kopsus seliter. Kalau filter mencari nama persis, hasilnya bisa kosong. Lebih baik agent membaca keempat baris lalu mencocokkan sendiri. Alat ini hanya membaca. Ia tidak bisa mengubah atau menghapus apa pun. Karena itu aman dipakai agent kapan saja, tanpa perlu persetujuan siapa pun. Bagi pengguna Make, konsepnya serupa. Agent di Make juga diberi alat berupa skenario atau modul, dan setiap alat perlu nama serta deskripsi yang jelas. Di kelas ini kita lanjutkan dengan n8n.
Langkah 3: Alat 2: Catat Pesanan ke tab Pesanan
Tambahkan alat kedua dengan cara yang sama: titik Tool, lalu Google Sheets. Beri nama Catat Pesanan. Kali ini operasinya Append Row, artinya menambah baris baru di bagian bawah tabel. Deskripsinya ditulis lebih tegas: mencatat pesanan baru ke tab Pesanan, dan hanya dipakai setelah pelanggan menjawab ya pada konfirmasi pesanan. Kata hanya sengaja ditulis kapital agar menonjol. Kenapa setegas itu? Karena alat ini mengubah data. Pesanan yang tercatat padahal pelanggan belum setuju akan membuat Dimas menyiapkan kopi yang tidak jadi dibeli. Setelah sheet Pesanan dipilih, n8n menampilkan ketujuh kolomnya: Waktu, Nama, No WA, Produk, Jumlah, Total, dan Status. Sekarang kita tentukan isi masing-masing kolom. Lihat kolom Nama sampai Total. Di samping setiap kolom ada tombol bintang kecil bernama Let the model define this parameter. Klik tombol itu, dan isian kolom berubah menjadi kotak kuning seperti di layar. Artinya, agent sendiri yang mengisi kolom itu dari percakapan. Nama pelanggan, nomor WA, produk, jumlah, dan total diambil dari apa yang sudah disebut dan dikonfirmasi di chat. Kita tidak mengetik rumus apa pun. Dua kolom sengaja tidak diserahkan ke agent. Kolom Waktu mengambil jam dari sistem, sehingga selalu akurat. Kolom Status diketik tetap: Baru, seperti tertulis di judul panel. Agent tidak bisa menandai pesanan sebagai Selesai atau Batal. Prinsipnya: serahkan ke agent hanya isian yang memang berasal dari percakapan. Yang bisa ditentukan sistem atau aturan tetap, kunci saja. Semakin sedikit yang ditebak, semakin kecil peluang salah. Mari rangkum isian alat ini dalam satu tabel. Waktu diisi sistem, jadi selalu akurat. Nama dan nomor WA diisi agent dari chat. Agent akan menanyakannya bila pelanggan belum menyebutkan. Produk dan jumlah juga dari chat, tetapi namanya dicocokkan dengan tab Produk, supaya yang tercatat adalah nama resmi, bukan kopsus seliter. Total diisi agent dari angka yang sudah disetujui pelanggan saat konfirmasi: harga kali jumlah, ditambah ongkir bila ada. Dan status selalu Baru. Hanya Dimas yang mengubahnya setelah pembayaran dan alamat dipastikan.
Langkah 4: Alat 3: Notifikasi Dimas lewat Gmail
Alat ketiga. Klik lagi titik Tool, cari Gmail, dan pilih alatnya. Beri nama Notifikasi Dimas. Kini ada lima sub-node di bawah agent: model, memori, dan tiga alat. Satu titik Tool bisa menampung banyak alat sekaligus. Perhatikan ketiga garis alat berangkat dari titik yang sama di bawah node agent. Klik dua kali alat Notifikasi Dimas untuk membuka pengaturannya. Di layar, kita fokus pada agent dan alat ini saja. Deskripsinya: kirim email ke Dimas setelah pesanan dicatat, atau saat pelanggan perlu dibantu manusia. Jadi alat ini punya dua kegunaan: kabar pesanan baru, dan permintaan bantuan. Operasinya Send, yaitu mengirim email, memakai kredensial Gmail akun toko. Perhatikan kolom Kepada. Alamatnya diketik tetap: email Dimas. Bukan diisi agent. Dengan begitu, apa pun isi chat pelanggan, agent tidak bisa mengirim email ke alamat lain. Subjek dan isi pesan baru diserahkan ke agent, dengan kotak kuning yang sama seperti tadi. Agent menulis ringkasan pesanan atau masalah pelanggan dengan kalimatnya sendiri. Kalau Dimas lebih sering memantau WhatsApp atau Telegram daripada email, alat ini bisa diganti nanti. Pilihan integrasinya kita bahas di Sesi 8. Tiga alat tadi khusus untuk toko. Untuk usaha Anda, pilihannya jauh lebih banyak. Pak Hendra di Bimbel Cerdas bisa memberi agent alat Google Calendar untuk mengecek jadwal les privat yang masih kosong. Dewi di CV Maju Bersama bisa memberi alat Gmail khusus membaca, untuk mencari email penawaran dari pemasok. Alat Google Docs atau Drive bisa dipakai agent membaca SOP dan daftar pertanyaan umum sebelum menjawab. Dan HTTP Request, alat serbaguna untuk mengambil data dari layanan lain, misalnya cek ongkir. Alat ini lebih teknis, jadi mulailah dari alat siap pakai dulu. Prinsipnya tetap sama: nama jelas, deskripsi jelas, dan hak akses sekecil mungkin.
Langkah 5: Menulis deskripsi alat yang jelas
Mari bandingkan deskripsi samar dan deskripsi jelas. Untuk Cek Produk, deskripsi samar hanya berbunyi Sheets. Agent tidak tahu sheet apa, dan untuk apa. Untuk Catat Pesanan, deskripsi tambah data terlalu umum. Agent bisa saja mencatat begitu pelanggan menyebut nama produk, padahal pelanggan baru bertanya. Deskripsi yang jelas menyebut syaratnya: hanya setelah pelanggan bilang ya. Untuk Notifikasi Dimas, kirim email tidak menjelaskan kapan. Deskripsi yang jelas menyebut dua situasinya: pesanan baru, atau pelanggan butuh bantuan manusia. Deskripsi jelas memang lebih panjang, tetapi tetap singkat: satu atau dua kalimat. Tidak perlu menulis paragraf panjang. Aturan yang lebih rinci kita letakkan di instruksi sistem pada episode berikutnya. Agar mudah diingat, pakai rumus empat bagian. Bagian pertama, tugas: apa yang dilakukan alat ini. Mencatat satu pesanan baru ke tab Pesanan. Bagian kedua, kapan dipakai: setelah pelanggan menjawab ya pada ringkasan pesanan. Ringkasan ini berisi produk, jumlah, dan total, sehingga pelanggan tahu persis apa yang disetujuinya. Bagian ketiga, batasan: kapan alat ini tidak boleh dipakai. Jangan dipakai saat pelanggan baru bertanya, sedang menawar, atau belum menyebut nama dan nomor WA. Bagian keempat, data yang dibutuhkan: nama, nomor WA, nama produk sesuai tab Produk, jumlah, dan total termasuk ongkir. Deskripsi lengkap ini bisa disalin ke kolom Description pada alat. Beberapa tips tambahan. Beri nama alat berupa kata kerja yang jelas, seperti Cek Produk atau Catat Pesanan, bukan Google Sheets satu dan Google Sheets dua. Sebut nama tab, file, atau penerima secara spesifik, supaya agent tahu persis apa yang disentuh alat itu. Tulis larangan dengan tegas, terutama untuk alat yang mengubah data atau mengirim pesan. Hindari dua alat dengan deskripsi yang mirip. Kalau keduanya terdengar sama, agent akan bingung memilih. Dan yang terpenting, uji dengan pertanyaan nyata. Kalau agent salah pilih alat, perbaiki deskripsinya dulu sebelum mengubah hal lain.
Langkah 6: Uji cepat: agent memilih alat yang tepat
Saatnya menguji. Simpan workflow, lalu buka Open chat. Pertanyaan pertama: cold brew lima ratus mililiter masih ada? Harganya berapa? Muncul baris abu-abu: Cek Produk, membaca empat baris dari tab Produk. Agent memilih alat yang tepat hanya dari nama dan deskripsinya. Jawabannya sesuai data: harga lima puluh lima ribu, tetapi stok habis. Agent bahkan menawarkan alternatif yang stoknya ada. Bandingkan dengan Episode 32, ketika agent mengarang harga hampers. Pertanyaan kedua: hampers yang tanpa gula ada? Agent kembali memanggil Cek Produk. Ia tidak mengandalkan ingatan dari jawaban sebelumnya, tetapi membaca data terbaru. Jawabannya: ada, varian tanpa gula, harga seratus lima puluh ribu, stok enam. Semuanya cocok dengan tab Produk. Coba ubah stok hampers di Sheets, lalu tanyakan lagi. Jawaban agent ikut berubah, karena ia selalu membaca data terbaru. Kembali ke kanvas. Perhatikan tanda centang hijau. Trigger, agent, model, memori, dan Cek Produk berjalan. Catat Pesanan dan Notifikasi Dimas tidak tersentuh sama sekali. Itulah keputusan yang benar. Pelanggan baru bertanya, belum memesan, jadi tidak ada yang perlu dicatat dan tidak ada yang perlu dilaporkan ke Dimas. Tetapi kita belum aman sepenuhnya. Agent belum punya instruksi tertulis: belum tahu aturan ongkir, belum diwajibkan konfirmasi, dan belum tahu kapan harus memanggil Dimas. Semua itu kita tulis di Episode 34. Sekarang uji alat penulis dengan data uji yang jelas palsu. Ketik: tes, pesan satu kopi susu cup, atas nama Uji Coba, dengan nomor WA nol semua. Agent memanggil Cek Produk dulu untuk memastikan produk dan harganya. Lalu langsung memanggil Catat Pesanan. Perhatikan, agent tidak bertanya apa pun. Deskripsi alat memang meminta konfirmasi, tetapi agent menganggap pesan kita sudah berupa pesanan pasti, jadi ia melewatinya. Kemudian mengirim notifikasi ke Dimas. Ketiga alat bekerja, dan itu kabar baik. Tetapi ada dua masalah. Pertama, pesanan dicatat tanpa konfirmasi. Kedua, ongkir sepuluh ribu ditambahkan begitu saja, padahal agent belum tahu aturan ongkir kita. Ia beruntung menebak benar. Inilah bukti bahwa alat saja belum cukup. Agent butuh instruksi. Buka tab Pesanan. Di bawah baris terakhir muncul baris baru: Uji Coba, satu kopi susu cup, total dua puluh delapan ribu, status Baru. Waktunya terisi otomatis dari jam sistem. Nama produk tercatat sesuai nama resmi di tab Produk, bukan kopi susu cup seperti yang kita ketik. Ini hasil deskripsi alat yang meminta nama produk sesuai tab Produk. Setelah dicek, hapus baris uji ini supaya tidak ikut diproses Dimas. Biasakan memberi kata tes pada data uji, agar mudah dikenali dan dibersihkan. Di kotak masuk Dimas, email notifikasi juga sudah tiba, dengan label Pesanan. Isinya ringkas dan jelas: nama, nomor WA, produk, total, status, dan permintaan untuk mengonfirmasi pembayaran serta alamat. Semua kalimat ini disusun agent sendiri. Untuk uji, email ini cukup dibaca lalu dihapus. Mari cek hasil kerja hari ini. Calculator sudah dihapus, dan tiga alat terpasang di titik Tool. Cek Produk hanya membaca tab Produk. Catat Pesanan menambah baris di tab Pesanan, dengan kolom Waktu dan Status dikunci. Notifikasi Dimas mengirim email ke alamat yang dikunci. Dan setiap alat punya deskripsi lengkap: tugas, kapan dipakai, batasan, dan data yang dibutuhkan. Kalau semua tercentang, agent Anda sudah punya tangan. Jangan lupa menghapus baris uji di tab Pesanan sebelum lanjut.
Selesai!
Mari kita rangkum. Agent memilih alat dari nama dan deskripsinya. Kita memasang Cek Produk yang hanya membaca, Catat Pesanan dengan waktu dan status yang dikunci, serta Notifikasi Dimas dengan penerima yang dikunci. Di episode berikutnya kita memberi agent dua hal yang membuatnya benar-benar siap bekerja: memori percakapan yang diatur dengan tepat, dan instruksi sistem berisi peran, aturan harga, konfirmasi pesanan, serta kapan meneruskan ke Dimas. Sampai jumpa di Episode 34.
Latihan mandiri
Kerjakan sendiri setelah menonton supaya materinya benar-benar melekat.
Pasang tiga alat yang sama untuk usaha Anda: satu alat baca data, satu alat catat, dan satu alat notifikasi.
Tulis deskripsi setiap alat dengan rumus: apa yang dilakukan, kapan dipakai, kapan tidak boleh dipakai, dan data apa yang dibutuhkan.
Uji dengan lima pertanyaan berbeda, lalu cek di log eksekusi apakah alat yang dipanggil sudah tepat.
Tanya materi kelas
Ketik pertanyaan atau kata kunci; kami carikan bagian episode ini yang menjelaskannya dan lompatkan videonya ke sana.
Catatan saya
Catatan disimpan bersama menit video saat ini dan hanya terlihat oleh Anda.
Tanya jawab
Bingung di salah satu langkah? Tanyakan di sini; pengajar dan peserta lain bisa menjawab.
Belum ada pertanyaan.
Pengajar
Tim Cerdas Inovasi Digital
Pengembang software, engineer BIM & 3D, dan praktisi AI
52 kelas video1.276 episode
Sehari-hari kami mengerjakan software, model BIM, game, dan otomasi AI untuk klien, lalu menjadikan pengalaman praktik itu kelas langkah demi langkah: setiap langkah diperlihatkan di layar dan dilengkapi panduan PDF.
