Paling banyak satu email per minggu. Berhenti kapan saja dengan satu klik.
Transkrip
Narasi lengkap video ini. Kalimat yang sedang diucapkan disorot saat video diputar; klik kalimat untuk melompat ke sana.
Tampilkan transkrip
Pembuka
Halo, selamat datang kembali di kelas Claude dari Nol sampai Mahir. Kita masuk ke sesi ketiga: menulis dan komunikasi. Di episode ini kita belajar menulis email profesional dalam hitungan menit: dari email permintaan, mengatur nada, membalas keluhan, sampai membuat template yang bisa dipakai berulang kali.
Langkah 1: Anatomi email profesional
Mari mulai dengan pertanyaan sederhana: email profesional itu seperti apa? Jawabannya singkat, jelas, dan sopan. Pembaca email kerja biasanya sibuk. Dalam sepuluh detik pertama, mereka harus sudah tahu apa maksud kita dan apa yang kita minta. Kabar baiknya, Claude sangat terampil menyusun email seperti ini. Tugas kita adalah memberi bahan yang tepat, lalu menilai hasilnya dengan kacamata pembaca, bukan sekadar menyalin dan mengirim. Bagian pertama adalah subjek. Subjek yang jelas membuat email mudah dicari, misalnya permohonan percepatan pengiriman, lengkap dengan nomor pesanan. Kedua, salam pembuka. Sapa penerima dengan nama dan sebutan yang tepat, seperti Bapak atau Ibu. Ketiga, inti di paragraf pertama. Langsung jelaskan apa yang terjadi dan kenapa kita menulis, tanpa basa-basi panjang. Keempat, permintaan yang tegas. Sebutkan apa yang kita minta dan batas waktunya, supaya penerima tahu harus berbuat apa. Kelima, penutup dan tanda tangan: ucapan terima kasih, nama, jabatan, dan kontak kantor. Lima bagian ini akan menjadi alat ukur kita. Setiap kali Claude memberi draf, kita cek apakah kelimanya sudah ada.
Langkah 2: Empat bahan prompt email
Sekarang kita praktik bersama Dewi, manajer operasional CV Maju Bersama. Bahan pertama adalah konteks: siapa Dewi, dan siapa penerimanya, yaitu Ibu Sinta, pemasok kertas langganan. Bahan kedua adalah tugas. Cukup satu kalimat: tulis email permohonan percepatan pengiriman. Bahan ketiga, data penting. Nomor pesanan, jumlah barang, tanggal, dan batas waktu harus kita tulis sendiri, karena Claude tidak tahu fakta pekerjaan kita. Bahan keempat, format: nada formal, sopan tapi tegas, maksimal seratus dua puluh kata, dan sertakan subjek. Tanpa data penting, Claude akan mengisi bagian kosong dengan tebakan. Jadi jangan malas menulis angka dan tanggal. Inilah prompt lengkapnya di jendela chat Claude. Perhatikan, semua bahan masuk dalam satu pesan yang rapi. Beberapa detik kemudian, Claude memberi draf lengkap dengan subjek. Paragraf pertama langsung menyebut masalahnya, lalu permintaan Jumat ditulis dengan jelas. Coba cocokkan dengan lima bagian tadi: subjek ada, salam ada, inti di awal, permintaan tegas, dan penutup. Draf ini hampir siap kirim. Bandingkan dengan cara lama: membuka email kosong, menatap layar, lalu menghapus kalimat pembuka berkali-kali. Dengan prompt yang lengkap, Dewi cukup membaca, mengecek angka, lalu memutuskan apakah perlu revisi.
Langkah 3: Mengatur nada dengan satu kalimat
Email yang isinya benar bisa terasa salah kalau nadanya tidak pas. Saat menagih pembayaran, kita minta nada tegas tetapi tetap sopan. Saat menolak permintaan, pakai nada hangat dan beri alternatif, supaya hubungan tetap baik. Saat meminta maaf, minta Claude menulis dengan empati dan tanpa menyalahkan siapa pun, termasuk kurir atau rekan kerja. Saat mengajak kerja sama, nadanya antusias tetapi ringkas. Orang lebih mudah membalas email yang pendek. Kuncinya, sebutkan nada yang Anda mau di bagian format. Satu kata seperti tegas, hangat, atau empati sudah banyak mengubah hasil. Dewi merasa draf pertama agak kaku untuk pemasok lama. Ia cukup menjelaskan hubungannya dengan Ibu Sinta dan nada yang diinginkan. Claude menambahkan sapaan hangat dan ucapan terima kasih atas kerja sama, tetapi permintaan Jumat tetap jelas. Isinya sama, rasanya berbeda. Lalu Dewi minta tiga pilihan subjek yang lebih pendek. Meminta beberapa pilihan adalah trik praktis saat kita belum yakin. Claude memberi tiga subjek. Dewi tinggal memilih yang paling cocok, misalnya mohon kepastian kirim PO 0412. Polanya sama dengan yang kita pelajari di sesi Prompt Dasar: minta, baca, lalu perbaiki. Bedanya, sekarang kita memakai pola itu untuk pekerjaan nyata yang biasanya makan waktu setengah jam.
Langkah 4: Membalas email yang masuk
Sekarang kita membalas email. Ini kotak masuk Dewi pagi ini. Ada satu email berlabel keluhan dari pelanggan, Toko Buku Pelita. Dewi membuka email itu. Pesanan dua puluh pak map plastik hanya datang lima belas pak, padahal barangnya akan dipajang untuk tahun ajaran baru. Bu Ratna kecewa dan minta segera ditindaklanjuti. Kalau dibalas terburu-buru dengan emosi, hubungan dengan pelanggan bisa rusak. Kalau dibalas terlalu lama, ia bisa pindah ke distributor lain. Email keluhan seperti ini perlu dibalas cepat, sopan, dan dengan solusi yang jelas. Sebelum menempel ke Claude, Dewi menghapus nomor telepon dan alamat di tanda tangan. Dewi menempel isi email itu, lalu menulis keputusannya sendiri: minta maaf, kirim kekurangan hari Kamis tanpa ongkir, dan tambah bonus satu pak. Claude menyusun balasan yang berempati, menyebut nomor invoice, dan menjelaskan solusinya dengan jelas. Perhatikan pembagian tugasnya. Keputusan bisnis tetap dari Dewi. Claude hanya merangkai kata. Jangan biarkan Claude menjanjikan sesuatu yang belum Anda putuskan. Satu kebiasaan baik lagi: kalau email masuk berisi data pribadi pelanggan, hapus atau samarkan dulu sebelum ditempel. Claude tidak butuh nomor telepon untuk menulis balasan.
Langkah 5: Template email dan cek sebelum kirim
Supaya tidak menulis prompt dari nol setiap hari, simpan prompt yang berhasil sebagai template. Bagian yang berubah kita ganti dengan variabel dalam kurung kurawal. Variabel tugas cukup jenis email: permintaan, penagihan, permintaan maaf, atau penawaran. Variabel data berisi poin penting dan batas waktu. Bagian inilah yang paling sering lupa diisi, padahal paling menentukan. Di bagian format, kita langsung minta tiga pilihan subjek. Satu template, puluhan email. Simpan template ini di catatan atau dokumen kantor. Nanti di sesi Projects, kita akan menyimpannya di ruang kerja Claude supaya tidak perlu ditempel lagi. Terakhir, cek sebelum menekan tombol kirim. Pertama, nama, sebutan, dan jabatan penerima. Salah menulis nama itu kesalahan kecil yang terasa besar. Kedua, angka, tanggal, dan nomor dokumen. Cocokkan dengan data asli, karena Claude hanya menyalin apa yang Anda berikan dan sesekali bisa keliru. Ketiga, nada. Apakah pas untuk hubungan Anda dengan penerima, tidak terlalu kaku dan tidak terlalu akrab? Keempat, pastikan tidak ada janji yang belum Anda putuskan, seperti diskon atau tanggal kirim yang muncul sendiri di draf. Kelima, baca ulang sekali dengan gaya bicara Anda sendiri. Ubah kata yang terasa bukan Anda. Tampilan di video ini simulasi, jadi letak tombol di Claude bisa sedikit berbeda. Lima pemeriksaan ini hanya butuh beberapa detik, tetapi menyelamatkan Anda dari salah kirim yang memalukan. Jadikan kebiasaan, sama seperti mengunci pintu sebelum keluar rumah.
Selesai!
Kita sudah belajar anatomi email kerja, empat bahan prompt email, mengatur nada, membalas keluhan dengan keputusan dari kita sendiri, serta template dan cek sebelum kirim. Di episode berikutnya kita beralih ke media sosial: membuat caption dan konten yang konsisten dengan gaya merek Anda. Sampai jumpa!
Latihan mandiri
Kerjakan sendiri setelah menonton supaya materinya benar-benar melekat.
Tulis satu email permintaan dengan empat bahan prompt, lalu minta dua versi nada
Tempel satu email masuk (tanpa data pribadi) dan minta Claude menyusun balasannya
Simpan template email dengan variabel di catatan prompt Anda
Tanya materi kelas
Ketik pertanyaan atau kata kunci; kami carikan bagian episode ini yang menjelaskannya dan lompatkan videonya ke sana.
Catatan saya
Catatan disimpan bersama menit video saat ini dan hanya terlihat oleh Anda.
Tanya jawab
Bingung di salah satu langkah? Tanyakan di sini; pengajar dan peserta lain bisa menjawab.
Belum ada pertanyaan.
Pengajar
Tim Cerdas Inovasi Digital
Pengembang software, engineer BIM & 3D, dan praktisi AI
52 kelas video1.276 episode
Sehari-hari kami mengerjakan software, model BIM, game, dan otomasi AI untuk klien, lalu menjadikan pengalaman praktik itu kelas langkah demi langkah: setiap langkah diperlihatkan di layar dan dilengkapi panduan PDF.
